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Conheça 5 razões para digitalizar os checklists

Checklists são documentos destinados a verificar a aplicação dos procedimentos em todas as etapas de um processo. Com a digitalização que vem transformando todos os setores da economia, checklists digitais foram introduzidos nas fábricas para permitir que as áreas operacionais e administrativas otimizassem os processos e também para garantir a qualidade em todas as etapas.

Os aplicativos de checklist fazem muito mais do que colocar as antigas versões em papel em um smartphone ou em um tablet. Eles tornam o gerenciamento, o treinamento, os relatórios e outras etapas do fluxo de produção mais transparentes e eficientes. Se você acha que os checklists digitais são uma perda de tempo, aqui estão 5 boas razões para mudar de ideia.

1 – Economizar tempo na execução e centralização

O tempo é um dos maiores problemas na indústria 4.0. Otimizar o uso do tempo é o objetivo de muitos fabricantes que implementaram processos e mobilizaram ferramentas de melhoria contínua para reduzir o desperdício de tempo. Os checklists digitais são uma das soluções usadas para padronizar processos, já que um operador conectado terá acesso a um checklist atualizado onde verificará os próximos passos.

2 – Automatizar tarefas sem valor agregado

Na era da indústria 4.0, a automação é um fator-chave para o bom funcionamento da planta e da administração. Algumas tarefas repetitivas, que não possuem valor agregado real, devem, portanto, ser automatizadas. Nesse contexto, as checklists digitais são facilmente automatizadas, o que elimina a carga de formatação, envio de relatórios e transmissão de informações.

3 – Garantir a eficiência

Digitalizar uma checklist não apenas indica às pessoas o que elas precisam fazer, mas as ajuda a fazê-lo com sucesso. Elas exibem instruções passo a passo com fotos ou vídeos, quando necessário, explicam onde encontrar suprimentos e detalham os critérios de conclusão. As pessoas marcam facilmente cada etapa com o toque de um botão. Os funcionários não precisam escrever manualmente as etapas.

Quando as checklists incluem detalhes importantes de processos, até os novos funcionários podem concluí-los com sucesso, e as empresas economizam em custos de treinamento e, ao mesmo tempo, reduzem erros.

Checklists com roteiro da manutenção, por exemplo, como o oferecido pela plataforma OKTO, garantem maior produtividade e agilidade e apontam as etapas de cada processo. Os aplicativos digitais rastreiam o usuário, a hora e o local de cada assinatura, para que seja fácil ver quem executou cada tarefa em que local e quando. Não há como os funcionários burlarem o sistema. Veja abaixo uma das telas da plataforma OKTO:

4 – Atualização em tempo real

O formato em papel não é mais compatível com a digitalização da indústria. Como resultado, as checklists digitais são mais relevantes em termos de facilidade de uso, criação e atualização. Como os procedimentos evoluem de acordo com as novas necessidades da empresa, as checklists que monitoram a aplicação dos processos devem seguir essa evolução. Portanto, o formato digital é mais adequado para atualizações do que o formato em papel. Se as etapas apontadas na checklist mudarem, o gerente poderá atualizá-la e enviá-la imediatamente a todos os funcionários em todos os locais para que ninguém trabalhe com procedimentos antigos.

Os gerentes recebem notificação instantânea quando as tarefas são concluídas, para que possam permanecer a par da situação e encontrar pontos de melhoria. Essas atualizações em tempo real são especialmente úteis para procedimentos essenciais que afetam a segurança e o fluxo da produção. Os gerentes encarregados por sites e equipes distribuídas geograficamente não precisam estar no local para garantir que as tarefas da checklist sejam realizadas de forma pontual e correta.

Além de marcar o encerramento de uma tarefa, os funcionários podem postar fotos do trabalho realizado. Ou, se não puderem concluir uma tarefa por algum motivo, poderão postar uma foto do problema ou inserir um comentário. Como os gerentes veem as atualizações instantaneamente, eles podem responder e corrigir qualquer problema.

Gerentes ou líderes corporativos obtêm relatórios em tempo real de um local, usuário, região ou de toda a cadeia. E eles podem visualizar os dados de desempenho ao longo do tempo para verificar se a conformidade melhorou ou diminuiu.

5 – Definir metas e incentivos

Com os relatórios de dados, a gerência pode definir metas e incentivos para os funcionários. Recompensas divertidas, como um troféu, uma vaga cobiçada no estacionamento ou um destaque na newsletter da empresa podem motivar os funcionários a trabalhar em direção às metas.

Quando os gerentes recebem notificações em tempo real sobre as tarefas, eles podem aumentar a satisfação e o engajamento do trabalhador enviando um texto agradecendo ao empregado por seu esforço ou o parabenizando pelo trabalho eficiente. Essa atenção extra positiva incentiva as pessoas a continuarem dando o melhor de si e demonstra que seu trabalho é importante para a empresa.

Outro fator que motiva as pessoas é a sensação de “dever cumprido”. Os gerentes podem dividir longas checklists digitais em várias curtas. As pessoas são mais focadas ao trabalhar em checklists com apenas algumas tarefas. O preenchimento de uma checklist dá aos trabalhadores uma sensação de realização que os motiva a enfrentar o próximo trabalho e também diminui a ansiedade e melhora o desempenho geral.

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