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Conheça os desafios que as organizações enfrentam ao fazer a transição para o Scrum

Entregar produtos e serviços de forma rápida e eficiente é um dos grandes desafios para as organizações, que buscam inovadoras formas de atender às novas demandas do mercado e dos clientes. Uma das estratégias que vem recebendo atenção dos gestores para enfrentar o atual complexo ambiente de negócios é a implantação do Scrum, uma metodologia ágil voltada para gestão e planejamento de projetos.

Mas diversos fatores podem impedir a implantação bem-sucedida do Scrum. A conscientização dos funcionários, o apoio da gestão e clara definição dos papeis dos membros do processo são fundamentais para o sucesso da transição para o Scrum. Veja abaixo alguns dos maiores desafios enfrentados pelas organizações:

Desafio 1 – Resistência a mudanças

A resistência a mudanças é um grande desafio para as organizações que não estão adaptadas ao uso de metodologias ágeis, entre elas o Scrum. Funcionários reativos incorporam mecanismos para identificar e reagir a mudanças, o que pode ser contornado com um gerenciamento preventivo da resistência, onde os patrocinadores identificam os pontos esperados de resistência e os abordam antes que eles tenham consequências.

Transformar a cultura organizacional é um processo complicado e é necessário exercitar os novos princípios – a cultura ágil – todos os dias, até que virem um hábito, motivando as pessoas e apresentando de forma clara quais são os benefícios dessa transformação, tanto no âmbito pessoal quanto profissional.

Desafio 2 – Entender o novo ambiente

Como são formados por pessoas com diferentes níveis de experiência e pontos de vista, o time de desenvolvimento Scrum deve se esforçar para funcionar como uma unidade, alinhado aos requisitos do cliente para desenvolver com sucesso o produto e satisfazer as suas expectativas. Além disso, a equipe deve criar um ambiente colaborativo, compartilhando proativamente pensamentos, ideias e conhecimento para superar desafios e entregar produtos de alta qualidade em menor tempo.

Desafio 3 – Lidar com os novos papeis

A transição para o Scrum transforma as funções em todas as equipes, departamentos e até mesmo em toda a empresa, o que pode ser muito assustador. Os gerentes, por exemplo, temem perder sua autoridade ou poder de controle, enquanto os membros da equipe podem ter dificuldade em trabalhar com mais autonomia, gerenciando seus processos e tomada de decisão.

Por isso, durante as reuniões diárias, cada membro deve responder as seguintes perguntas, visando formar um todo harmônico:

  • O que eu fiz ontem que ajudou o time de desenvolvimento a atingir a meta do Sprint (ciclo de atividades)?
  • O que eu farei hoje para ajudar o time de desenvolvimento a atingir a meta do Sprint?
  • Eu vejo algum obstáculo que impeça a mim ou ao time de desenvolvimento de atingir a meta do Sprint?

O passo a passo do Scrum

Ken Schwaber e Jeff Sutherland, no Guia Oficial do Scrum, definem a metodologia como um framework dentro do qual as pessoas podem tratar e resolver problemas complexos e adaptativos, enquanto produtiva e criativamente entregam produtos com o mais alto valor possível.

Segundo seus criadores, o Scrum está baseado em 3 pilares:

1 – Transparência –  Todas as características do projeto em desenvolvimento devem ter definições claras e objetivas, comuns a todos os participantes, para que estes “falem a mesma língua” durante a execução de suas tarefas. Além disso, essas informações e definições devem ser facilmente acessíveis por todos e compartilhadas constantemente.

2 – Inspeção – Inspeções devem ser feitas frequentemente para se verificar se os progressos conquistados até o momento realmente se enquadram nos objetivos do projeto e nas necessidades dos clientes finais. Por outro lado, deve-se tomar cuidado para que um excesso de inspeções não atrase o andamento dos trabalhos.

3 – Adaptação – É neste ponto que as iterações incrementais (pequenos progressos constantes) vão começar a ficar mais claras para você. Caso uma inspeção detecte que alguns dos aspectos desejados para a satisfação do cliente não estão de acordo com o esperado, o processo ou o material que está sendo produzido deve ser ajustado. E isso deve ser feito o mais rapidamente possível.

Neil Patel, empreendedor digital reconhecido como um dos 100 melhores até 35 anos pelas Nações Unidas, explica os conceitos do Scrum:

  • No Scrum, os projetos são divididos em ciclos de atividades (chamados de Sprints)
  • Cada um desses ciclos tem um prazo para ser executado (o que recebe o nome de Time Box)
  • Paralelo a isso, existe uma lista de funcionalidades (é o Backlog) a serem implementadas no projeto
  • Para que nada saia dos trilhos, são realizadas reuniões de planejamento diárias (o que chamamos de Daily Scrum)
  • Durante esses encontros, os profissionais envolvidos alinham com o dono do produto (Product Owner) as atividades pelas quais serão responsáveis
  • A cada novo dia, eles fazem uma nova reunião (é o Sprint Review) para que todos fiquem por dentro do que foi feito no dia anterior. Na oportunidade, são levantados os possíveis impedimentos para a realização das atividades e é definido o que deve ser priorizado
  • Quando um ciclo de atividades chega ao final, os envolvidos se reúnem novamente para discutir o que foi implementado e, assim, começam a planejar o próximo (Sprint Planning). E é assim que a coisa flui e tudo recomeça

Benefícios superam riscos

Mesmo que a transição para o Scrum inicialmente pareça um desafio para as organizações, Patel destaca que a grande vantagem de usar a metodologia Scrum é aprender a fazer mais em menos tempo, o que tem relação com conceitos amplamente perseguidos no ambiente corporativo, como eficiência e produtividade.

Ao adotar o modelo Scrum, é possível garantir entregas de qualidade dentro dos requisitos, custos e prazos previamente definidos. Como consequência, isso evita prejuízos financeiros, insatisfação com os resultados ou retrabalhos desnecessários.

O principal é entender o impacto que o Scrum terá na cultura da empresa, entender que adotar uma metodologia ágil requer um período de transição e de adaptação, treinamento, orientação e persistência até que os novos processos façam parte do modo de trabalhar das pessoas e do modo de executar projetos.

Ao final, o objetivo é superar os desafios para as organizações ao fazer a transição para o Scrum, aumentando a velocidade de entrega, garantindo a satisfação do cliente e otimizando a eficiência e a flexibilidade.