ferramentas para melhoria contínua
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Conheça seis técnicas e ferramentas para melhoria contínua

O conceito de melhoria contínua está sendo cada vez mais implantado em empresas de todos os portes, com a missão de avaliar desde processos internos até a qualidade dos produtos e serviços, reduzindo desperdícios e entregando mais eficiência. Existem diversas ferramentas para melhoria contínua e, certamente, uma das apresentadas abaixo será a ideal para levar a sua empresa a um novo patamar, ganhando mais competitividade e gerando mais valor para os clientes.

Conheça as ferramentas de melhoria contínua mais usadas em todo o mundo:

1 – Kanban

O Kanban é uma das ferramentas para melhoria contínua desenvolvidas pela Toyota, montadora japonesa, e implanta um sistema de controle e gestão de estoques para apoiar o método de produção enxuta desenvolvido na fábrica. O principal objetivo do Kanban é garantir uma gestão de estoques mais eficiente, onde os materiais necessários são disponibilizados, ou produzidos, o mais possível da sua utilização na linha de produção.

Usando o Kanban, é possível ter uma visão completa do trabalho e entender com mais facilidade quais tarefas precisam ser realizadas e quais já foram cumpridas, avaliando o fluxo e identificando gargalos e filas.

A ideia é registrar tarefas e ações com uma gestão visual – com as cores verde, amarelo e vermelho – para atualizar o status das tarefas e compartilhar a informação com toda a equipe. É por meio desses sinais – geralmente marcados com post-its – que se determina a necessidade da reposição de estoques.

Na técnica Kanban, existem 3 níveis de estoque, cujas quantidades devem ser estipuladas de acordo com cada processo:

Estoque mínimo (VERMELHO): primeiramente, é preciso determinar qual a quantidade de unidades necessárias para o funcionamento do processo. Aqui, estabelecemos um número mínimo que mantem o processo funcionando

Estoque de segurança ou Estoque médio (AMARELO): depois, define-se uma margem de segurança para que o processo suporte possíveis variações de produção. Caso a demanda aumente ou aconteça algum imprevisto, o processo não irá parar por falta de estoque

Estoque máximo (VERDE): por último, determina-se uma quantidade máxima de estoque. Ao atingir o estoque máximo, os operadores do processo têm um gatilho de que aquele material não precisa mais de reposição ou compra, pois já ultrapassou a margem de segurança

2 – Relatório A3

O relatório A3 é outra das ferramentas para melhoria contínua que a Toyota utiliza para propor soluções para os problemas, elaborar relatórios da situação de projetos em andamento e relatar a atividade de coleta de informações. O relatório A3 é assim chamado porque é escrito em um papel de tamanho A3.

O método A3 se baseia na construção de um raciocínio lógico, que conduz os meios para chegar a um fim. Sua simplicidade permite ainda que equipes e lideranças possam compreender facilmente o percurso trilhado para uma decisão ou solução. Durante o processo, o autor vai elaborando os passos necessários para execução do método, e o supervisor orienta e questiona pressupostos e soluções. A ideia é que o processo seja ágil e que possa ser compreendido a partir das informações apresentadas. Mesmo que exija outras ferramentas para sua elaboração, no A3 serão colocados somente os resultados encontrados em cada uma das suas 7 etapas:

  • Tema
  • Condição atual
  • Análise da causa raiz
  • Condição alvo
  • Plano de implementação
  • Indicadores
  • Resultados

3 – Ciclo PDCA

O ciclo PDCA – Plan, Do, Check, Action (Planejar, Fazer, Verificar e Agir), é uma das ferramentas para melhoria contínua mais usada para a resolução de problemas.

Sua aplicação consiste em 4 fases:

  • P (Plan: planejar): seleção de um processo, atividade ou máquina que necessite de melhoria e elaboração de medidas claras e executáveis, sempre voltadas para obtenção dos resultados esperados
  • D (Do: fazer): implementação do plano elaborado e acompanhamento de seu progresso
  • C (Check: verificar): análise dos resultados obtidos com a execução do plano e, se necessário, reavaliação do plano
  • A (Act: agir): caso tenha obtido sucesso, o novo processo é documentado e se transforma em um novo padrão

4 – Gemba Walks

Gemba Walk é o termo usado para descrever a observação pessoal do “lugar onde as coisas acontecem”. O termo original em japonês vem de gembutsu, que significa “coisa real”. O gestor deve ir ao Gemba para entender problemas e ajudar suas equipes na busca da solução adequada, identificar melhorias, entre outras ações.

Essa ferramenta de melhoria contínua, cujo conceito foi desenvolvido também na montadora Toyota, é projetada para permitir que os líderes identifiquem riscos de segurança, observem como as coisas são feitas e as condições das máquinas e equipamentos, e interajam com pessoas e processos, num espírito Kaizen (mudar para melhor).

5 – O quadro 5W 2H

O quadro 5W 2H é uma ferramenta da qualidade usada para elaborar um plano de ação baseado em indagações, identificando as ações e as responsabilidades de cada um dos envolvidos no processo. Como as respostas estão interligadas, é possível elaborar um plano de ação de fácil compreensão e visualização.

Para cada tarefa, devem ser elaboradas respostas para cada uma das perguntas abaixo:

  • What? O QUE: Qual ação vai ser desenvolvida?
  • When? QUANDO: Quando a ação será realizada?
  • Why? POR QUE: Por que foi definida esta solução? (resultado esperado)
  • Where? ONDE: Onde a ação será desenvolvida? (abrangência)
  • How? COMO: Como a ação vai ser implementada? (passos da ação)
  • Who? QUEM: Quem será o responsável pela sua implantação?
  • How much? QUANTO: Quanto será gasto? 

6 – Mapeamento do fluxo de valor

O mapeamento do fluxo de valor (VSM – Value Stream Mapping) é outra das ferramentas de melhoria contínua usada para analisar o desempenho e o nível de gestão de uma empresa. O seu objetivo é identificar, demonstrar e quantificar quais atividades agregam mais valor, e também o contrário. Assim, é possível encontrar pontos de desperdício e efetuar ações de melhoria, sempre levando em consideração o ponto de vista do cliente final. Seu uso tem sido cada vez mais difundido por incentivar o pensamento sistêmico, o que leva a uma melhor comunicação e a uma colaboração mais efetiva.